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廉江中學辦公室會務管理制度

廉江中學辦公室會務管理制度

為使學校的會議管理規范化和有序化,提高會議的質量和效率,從而保證會議的有效性,根據學校實際,特制定本制度

、會議的準備

1.接到有關會議通知后,相關處室人員應提前一天報備辦公室。

二、會議的通知

1.按照會議的性質、形式、內容和規模,相關處室人員擬定會議通知,請示校長同意后,經學校辦公室主任核準,通過辦公網發布給參會的人員。通知應包括會議名稱、會議時間、地點、會議內容、參會人員等有關事項。為給會議做好準備工作,一般會議通知應提前半天發出。

2.臨時召開會議,可采用電話通知。如無法通知到當事人,需請其他人轉告時,他人應盡力配合辦公室做好工作。

三、會場布置

由學校辦公室承擔會務工作的會議,一般情況下,學校辦公室相關工作人員應提前布置好會場,準備好會議需用的主席臺、會標、臺牌、音響、茶水等,并在會議開始前10-15分鐘進場,檢查會場情況。如需布置大型會場,應提前聯系學校團委安排志愿者進行布置,辦公室負責檢查落實。

四、管理好會議秩序,做好會議服務

1.如需設置會議簽到處,職能處室及相關人員安排專人負責會議簽到,適時安排、引導與會人員進出會場,在會議開始前應完成參會人員簽到工作,并向大會主持人報告會議到會情況。對缺席人員要及時反饋到相關單位或個人,要求告知缺席原因。

2.為參會領導和人員做好服務,注意發現和及時解決會場中出現的各種問題,處理領導會中臨時交辦事項以及其他需要處理的事務,保證會議順利進行。根據會議需要,協助拍攝會議照片以便存檔。

五、會議文件的印發和管理

1.根據會議安排,職能處室及相關人員及時印發會議文件,并認真加強管理。需要收回的文件,要認真收繳及時處理。

2.如會議有關決議需要抄送有關單位、部門執行,會議結束后,辦公室按照會議精神和會議要求,積極做好傳達、組織、貫徹、落實工作?!?/span>

六、會議有關材料的存檔

1.收集、記錄好會議記錄,應包括會議時間、地點、主要內容、與會人員情況、會議進行情況、與會人員發言摘要以及會議結論等內容。

2.涉及保密內容的會議材料應統一回收,視不同性質分別存檔或銷毀。

3.會議記錄本、會議決議執行通知單、會議紀要、情況通報、會議發言稿以及與會議有關的準備材料等應按學校有關規定存檔。

七、會后清理

檢查與會人員有誤遺留物品,收回并保管好多媒體設備,撤走一次性水杯、蓋杯、紙巾、桌簽,需要洗涮的物品要及時清洗并消毒,將會議室清掃干凈,關閉電源鎖門。




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